Debriefings

Eigenschaften Methode/Tool
WM-Kernaktivitätenerzeugen, speichern, verteilen
TOM-ModellMensch, Organisation
Intellektuelles KapitalStrukturkapital, Humankapital
WM-GestaltungsfelderFührung, Unternehmenskultur, Personal
AnsprechpartnerStefan Voigt
KurzbeschreibungDebriefings oder Erfahrungssicherungsworkshops dienen der Reflektion von Projekten (o.ä.), um aus Fehlern zu lernen und gute Praktiken für Folgeprojekte nutzbar zu machen.

Ziele

Vorteile/Chancen

  • Ableiten von Erfahrungen aus Projektergebnissen und -verläufen
  • Sammeln und Analysieren vergangener Leistungen
  • Erhöhung der Transparenz von Projekten und ihrer Erfolgs- und Scheiternsbedingungen
  • kollektiver Zugriff auf individuell gemachte Erfahrungen
  • Unterstützung der Lernfähigkeit des Projektteams bzw. der Organisation
  • Nutzbarmachung von generiertem Wissen bzw. gesammelter Erfahrungen für zukünftige Projekte
  • Vorbeugung von Wiederholungsfehlern
  • Steigerung der Leistungsfähigkeit und Qualität eines Teams
  • Identifizierung und Ausschöpfung von Verbesserungspotenzialen

Nachteile/Risiken

  • zeitlicher Aufwand
  • Integrierung der Mitarbeiter in bereits andere Projekte
  • Ausbleiben des Lerneffektes bei fehlender Nachbearbeitung der Maßnahmen

Rahmenbedingungen

  • zeitnahe Identifikation und Analyse von Projekterfahrungen zum Projektabschluss
  • kurze Workshops zum Projektende (je nach Projektgröße) möglichst außerhalb des Unternehmens halten
  • Workshop-Design an Projektgegebenheiten anpassen
  • Einladung aller am Projekt Beteiligten
  • einheitliches und einfaches Schema, sowie möglichst informeller Charakter
  • Feiern des Lernerfolges
  • detaillierte Sammlung von Fehlern und Erfolgen des Projektes
  • gemeinsame Ausarbeitung von Maßnahmen zum Transfer von Good Practice und zur Fehlervermeidung
  • Dokumentation der gesammelten Erfahrungen und Sicherstellung des Maßnahmen- Controllings
  • (Projekt-) externer Moderator

Vorgehensweise

1. Vorbereitung

  • Benennung eines Workshop-Moderators
  • Erhebung der Projektrahmendaten
  • ggf. Interview mit dem Projektleiter
  • Anpassung des Workshop-Designs an Projektgegebenheiten, z.B. Erstellen einer Agenda
  • Publizierung der Workshop-Agenda
  • Vorbereitung der Moderationsmaterialien

2. Debriefing-Einstieg

  • Eröffnung
  • Klären der Erwartungen
  • Formulieren der Zielsetzung
  • Erklären der Methodik

3. Projektrückblick

  • Vergegenwärtigung und Dokumentation des Projektverlaufes
  • Analyse von Hochs und Tiefs des Projektes, z.B. anhand einer Stimmungskurve
  • gegenseitige Mitteilung der Sicht auf das Projekt wie auch die Gründe für Motivation und Demotivation

4. Sammeln und Bewerten von Erfahrungen

  • Zusammentragen positiver und negativer Projekterfahrungen durch alle Projektbeteiligten
  • Gemeinsame Kategorisierung der Erfahrungen mit anschließender Priorisierung
  • Je nach Teilnehmerzahl und Projektvoraussetzung bietet es sich an, die Projektteilnehmer in zwei Gruppen zu teilen und je eine Gruppe mit positiven oder negativen Erfahrungen zu beschäftigen.

5. Erarbeitung von Handlungsoptionen

  • Auf der Basis der gesammelten Erfahrungen werden negative und positive Erkenntnisse reflektiert und aus ihnen mögliche Vorgehensweisen zur Verbesserung oder Beibehaltung in einem Brainstorming entwickelt.

6. Formulieren eines Maßnahmenkatalogs

  • erarbeitete Handlungsoptionen werden innerhalb der Projektgruppe auf Umsetzbarkeit geprüft und zu Maßnahmen formuliert
  • Erstellung eines konkreten Maßnahmenplans (Was?, Wer?, Wann?)

7. Debriefing-Abschluss

  • Abschließend wird der Workshop hinsichtlich Zufriedenheit und Erfolg in den Kategorien „persönliche Zufriedenheit mit dem Workshop“ und „Erfolg des Debriefings“ eingeschätzt.

8. Nachbereitung des Workshops

Dokumentation des Workshops:

  • Management Summary: Kurzdarstellung der wichtigsten Inhalte
  • Projektkontext: Art des Projektes, Leistungskennzahlen, Projektplanung (Soll), Projektstand (IST), Projektziele
  • Rollen im Projekt: Festhalten der Projektmitglieder und ihrer Rollen im Projekt, um Ansprechpartner für Detailfragen identifizieren zu können
  • Maßnahmenplanung: Wer macht was bis wann?

Controlling der beschlossenen Aktionen, Zentrale Ablage

  • Klärung der weiteren Verwendung: z.B. Input für Management Review, Nutzung der Dokumentation während der Initiierungsphase neuer Projekte, Regelmäßige Verdichtung der erhobenen Erfahrungen zu Best Practices und Verankerung in der Organisation, usw.

Beispiel: Checklisten/Vorlagen

Praxisbeispiele

Weiterführende Informationen

Synonyme / Ähnliche Methoden / Synergieeffekte

  • Schnauffer, H.-G.; Stieler-Lorenz, B.; Peters, S. (2004): Wissen vernetzen. Berlin: Springer Verlag.
  • Kerth, N.L. (2003): Post Mortem – IT- Projekte erfolgreich auswerten. Bonn: mitp- Verlag.

ProWis wurde als Projekt im Rahmen der Initiative: FIT für den Wissenswettbewerb vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) gefördert und vom Projektträger im DLR betreut. Das Projekt ist inzwischen abgeschlossen, die Ergebnisse bleiben als Ergebnistransfer online. Impressum