Informationsportal

Eigenschaften Methode/Tool
WM-Kernaktivitäten	speichern, verteilen
TOM-Modell	Technik
Intellektuelles Kapital	Strukturkapital
WM-Gestaltungsfelder	IT
Ansprechpartner	Stefan Voigt
Kurzbeschreibung	Ein Informationsportal ist ein Tool des Enterprise Content Managements und stellt Informationen aus unterschiedlichsten Quellen in einer einheitlichen Benutzeroberfläche zur Verfügung.

Ziele

Vorteile/Chancen

Digitalisierung von Dokumenten und Informationen
geordnete Dokumentenverwaltung
Erleichterung des Finden von Wissen/Dokumenten
Vereinfachung der internen Kommunikation
Verkürzung der Distributionszeit von Informationen
Interaktion mit wenig Zeitverzögerung

Nachteile/Risiken

Gefahr des Verlustes der Verwendbarkeit von Dokumenten aufgrund technologischer Fortschritte
Informationsflut
Abgrenzung relevanter von irrelevanten Daten
Gefahr der Mehrfachablage von Informationen/Dokumenten
Vermittlung implizierten Wissen ist rechnergestützt nur bedingt möglich
Reduzierung der sozialen Fähigkeiten auf ein Mindestmaß der natürlichen Kommunikation

Rahmenbedingungen

Nach nationalen und internationalen Normen müssen „digitale geschäftsrelevante Informationen genau so lange wie die entsprechenden Geschäftsakten veränderungssicher und jederzeit zugreifbar vorgehalten“ werden (ISIS Medien, 2006). Seit die Durchführung von WM durch IT-Systeme unterstützt wird, hat sich eine Lösungsweg entwickelt, der häufig unter Enterprise Content Management (ECM) vertrieben wird.

Enterprise Content Management erfasst Technologien zu Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen.

Vorgehensweise

Ein Enterprise Content Management System beinhaltet dann folgende Möglichkeiten zur Bearbeitung eines Dokumentes:

1. Erfassung

2. Ablage/ Archivierung

auf Grundlage der technisch/funktionalen sowie regulatorischen Anforderungen, z.B. gesetzliche Bestimmungen bzgl. Aufbewahrungsfrist von kfm. Dokumenten
Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten durch Archivierung in einem Standard-Format. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfiehlt:

Listenpunkt TIFF oder JPEG als Formate für Bilder und Bildrepräsentationen von Dokumenten, wobei das originäre Aussehen der Datei verloren geht, z.B. Farbinformationen
Verwaltungselemente wie Ordnungsstrukturen, Zugriffsschutz und Löschfristen sind innerhalb der Content-Verwaltung definiert

3. Wiederfinden/ Recherche

Nach Treutlein / Sontow lassen sich IT-Systeme für Wissensmanagement in 3 Phasen einführen:

Checkliste

Imaging herkömmlicher Dokumente
Kategorisierung mit Schlagwörtern und/oder Volltextindizierung
Umfassende Suche nach Schlagworten und Volltext
Versionisierung: Bereitstellung aller unterschiedlichen Versionen eines Dokuments
Check-In/Check-Out-Mechanismus: Sperrung von Dokumenten bei Bearbeitung durch eine Person
Integration mit anderen IT-Systemen zur direkten Übernahme von Dokumenten und Transaktionsbelegen
Automatische Archivierung des E-Mail-Verkehrs
Revisionssichere, lange Aufbewahrung

Praxisbeispiele

Weiterführende Informationen

Literatur / Links

ISIS Medien (2006): BI & EII Kompendium – Der offizielle Guide zur CeBIT 2006 für Business Intelligence und Enterprise Information Integration. München.
Lohr, J./ Deppe, A. (2001): Der CMS-Guide – Content Mangement-Systeme: Erfolgsfaktoren, Geschäftsmodelle, Produktübersicht. Braunschweig: Vieweg Verlag.
Maier, R. (2004): Knowledge Management Systems. Information and Communication Technologies for Knowledge Management. Berlin: Springer Verlag.
Scherer, E. (2003): Software-Auswahl perfekt organisieren. In: SMM dossier KMU-Management, Nr. 39, S. 30-32.
Treutlein, P./ Sontow, K. (2004): Internet-gestützte Software-Auswahl - Der IT-Matchmaker. In: Luczak, H./ Stich, V. (Hrsg.), Betriebsorganisation im Unternehmen der Zukunft. Berlin: Spinger Verlag, S. 245-265.

Inhaltsverzeichnis