Selbsterklärende Ordnerstruktur

Eigenschaften Methode/Tool
WM-Kernaktivitätenspeichern
TOM-ModellTechnik
Intellektuelles KapitalStrukturkapital
WM-GestaltungsfelderIT
AnsprechpartnerStefan Voigt
KurzbeschreibungDas Ziel einer „selbsterklärenden Ordnerstruktur“ besteht darin, Dateiablagen so zu standardisieren, dass sich Mitarbeiter schnell in ihnen zurecht finden.

Ziele

  • Vereinheitlichung der Ordnerstrukturen und Schaffung von Transparenz
  • Erleichterung der Navigation in Ordnerstrukturen
  • möglichst wenige Klicks bis zur Datei
  • Differenzierbarkeit der Dateien

Nutzen

  • Zeitersparnis bei der Suche nach Dateien bzw. Ordnern
  • Erleichterung bei Kopiervorgängen
  • Aussagekräftige Dateinamen, die Informationen über den Autor und die Aktualität der Datei liefern

Rahmenbedingungen

Um die Methode selbsterklärende Ordnerstruktur anwenden zu können, ist ein funktionierendes elektronisches Datenverwaltungssystem grundlegend. Alle Dateien sollten nach einem einheitlichen, logisch aufgebauten System abgelegt werden. Ziel ist es, auch Mitarbeitern die Navigation innerhalb des Dateibestandes anderer Projekte oder Abteilungen zu erleichtern. Eine einheitliche Dateibenennung ist wichtiger Bestandteil einer selbsterklärenden Ordnerstruktur. Folgende Regeln zur Benennung sind hilfreich bei der Einrichtung eines selbsterklärenden Netzwerkes:

Ordner- bzw. Dateibenennung

  • sinnvolle, kurze und prägnante Ordnerbezeichnungen wählen
  • fortlaufende Nummerierung der Ordner auf den obersten Ebenen wie auch der Ordner mit zeitlicher Abfolge mit zweistelligen Ziffern (d.h. mit führender „0“)
  • Kleinschreibung plus Unterstriche, keine Umlaute und keine Sonderzeichen
  • Dateiname besteht aus drei Bestandteilen: Name möglichst eindeutig und kurz; Namenskürzel vom Bearbeitenden; Erstelldatum bzw. Änderungsdatum mit einheitlichem Datumsformat (z.B. 2006_11_27).
  • Endversionen von Dokumenten haben keinen Bearbeiternamenszusatz und kein Bearbeitungsdatum im Dateinamen
  • wenn Doppelablage sinnvoll erscheint (nur bei Endversionen) mit Verknüpfungen arbeiten

Vorgehensweise

Keine Schlagwörter

  • Statische Ansätze
  • Linguistische Ansätze
  • Assoziative Suche

Hierarchie von Schlagwörtern

  • Strukturierte Suche
  • Suche mit Entscheidungsbäumen
  • Taxonomien (Klassifikationen) / Thesauri (kontolliertes Vokabular)

Netzwerke von Schlagwörtern

  • Topic Maps
  • Ontologien

Allgemeine Regeln für eine systematisierte Ordnerstruktur können sein:

  • Dateien/Ordner werden vorgangsbezogen abgelegt.
  • Nur wichtige Ordner befinden sich auf oberster Ebene.
  • Unterordner werden nur bei einer großen Fülle von Informationen angelegt.
  • Am Anfang des Dateinamen muss der Begriff mit dem höchsten Informationsgehalt stehen.
  • Der Dateiname sollte nur Abkürzungen enthalten, die schon vorher im Rahmen des Durchklickens als ausgeschriebenes Wort durchlaufen wurden oder allgemein bekannt sind.
  • Benennungen eines übergeordneten Ordners sollten bei Dateien innerhalb dessen nicht mehr auftauchen.
  • Um den richtigen Klick zu machen, muss die erforderliche Information auf der aktuellen Ebene vollständig verfügbar sein.

Praxisbeispiele

Weiterführende Informationen

Synonyme / Ähnliche Methoden / Synergieeffekte

  • Dokumentenmanagement
  • Dokumentation

ProWis wurde als Projekt im Rahmen der Initiative: FIT für den Wissenswettbewerb vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) gefördert und vom Projektträger im DLR betreut. Das Projekt ist inzwischen abgeschlossen, die Ergebnisse bleiben als Ergebnistransfer online. Impressum