Informationsportal

Vorteile/Chancen

• Digitalisierung von Dokumenten und Informationen
• geordnete Dokumentenverwaltung
• Erleichterung des Finden von Wissen/Dokumenten
• Vereinfachung der internen Kommunikation
• Verkürzung der Distributionszeit von Informationen
• Interaktion mit wenig Zeitverzögerung

Nachteile/Risiken

• Gefahr des Verlustes der Verwendbarkeit von Dokumenten aufgrund technologischer Fortschritte
• Informationsflut
• Abgrenzung relevanter von irrelevanten Daten
• Gefahr der Mehrfachablage von Informationen/Dokumenten
• Vermittlung implizierten Wissen ist rechnergestützt nur bedingt möglich
• Reduzierung der sozialen Fähigkeiten auf ein Mindestmaß der natürlichen Kommunikation

Nach nationalen und internationalen Normen müssen „digitale geschäftsrelevante Informationen genau so lange wie die entsprechenden Geschäftsakten veränderungssicher und jederzeit zugreifbar vorgehalten“ werden (ISIS Medien, 2006). Seit die Durchführung von WM durch IT-Systeme unterstützt wird, hat sich eine Lösungsweg entwickelt, der häufig unter Enterprise Content Management (ECM) vertrieben wird.

Enterprise Content Management erfasst Technologien zu Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen.

Ein Enterprise Content Management System beinhaltet dann folgende Möglichkeiten zur Bearbeitung eines Dokumentes:

• auf Grundlage der technisch/funktionalen sowie regulatorischen Anforderungen, z.B. gesetzliche Bestimmungen bzgl. Aufbewahrungsfrist von kfm. Dokumenten
• Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten durch Archivierung in einem Standard-Format. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfiehlt:

1. Listenpunkt TIFF oder JPEG als Formate für Bilder und Bildrepräsentationen von Dokumenten, wobei das originäre Aussehen der Datei verloren geht, z.B. Farbinformationen
2. Verwaltungselemente wie Ordnungsstrukturen, Zugriffsschutz und Löschfristen sind innerhalb der Content-Verwaltung definiert

Nach Treutlein / Sontow lassen sich IT-Systeme für Wissensmanagement in 3 Phasen einführen:

Checkliste

• Imaging herkömmlicher Dokumente
• Kategorisierung mit Schlagwörtern und/oder Volltextindizierung
• Umfassende Suche nach Schlagworten und Volltext
• Versionisierung: Bereitstellung aller unterschiedlichen Versionen eines Dokuments
• Check-In/Check-Out-Mechanismus: Sperrung von Dokumenten bei Bearbeitung durch eine Person
• Integration mit anderen IT-Systemen zur direkten Übernahme von Dokumenten und Transaktionsbelegen
• Automatische Archivierung des E-Mail-Verkehrs
• Revisionssichere, lange Aufbewahrung

• Erfahrungswissen dokumentieren und verfügbar machen: "Help2Know" - die Datenbanklösung bei B.C.S. [PDF 152 KB]
• ABCX - Die Informations- und Kommunikationsdrehscheibe bei ARCADIS [PDF 559 KB]
• Wissensinsel verbinden: Die Intranet-Plattform bei B&W [PDF 152 KB]
• Kooperationsbeziehungen unterstützen: Das Extranet der Bad & Heizung Concept AG [PDF 568 KB]
• Anwendungs- und Kundenintegration mittels Online-Plattform bei Bennewitz [PDF 442 KB]
• PAMELA: Das Expertensystem der brühne gruppe [PDF 323 KB]
• pM@NAGER: Die Schaltzentrale des Projektmanagement bei CONET Solutions[PDF 728 KB]
• Der incowia "Knowlede Ocean" [PDF 561 KB]
• Die Wissensdatenbank im Intranet bei der INOSOFT AG [PDF 443 KB]
• Den Umgang mit Erfahrungswissen optimieren: META-DOK - die softwaregestützte Wissensdatenbank bei META-LEVEL [PDF 543 KB]
• Die FAKT Online Palttform bei PHOENIX CONTACT [PDF 615 KB]
• Ein System für elf Standorte in 4 Ländern - das Intranet "INSIDE" der Gruppe P.M. Beltz [PDF 498 KB]
• Die Instrumente zum schnellen Informationsaustausch bei der Itemis AG [PDF 255 KB]
• Das Infonet "leguan": Nicht nur eine Datenbank für die Leguan GmbH [PDF 393 KB]
• Verbesserter Datenaustausch via MS-Sharepoint bei der M&M Software GmbH [PDF 417 KB]

• Best Practice
• Datenbanken
• Diskussionsforum
• (Enterprise) Social Software
• Expertenverzeichnis
• FAQ
• Groupware
• Handbuch
• Kommunikationsförderung
• Leitbild
• Lernmanagementsysteme
• Mikroartikel
• Selbsterklärende Ordnerstruktur
• Vorlagen

• ISIS Medien (2006): BI & EII Kompendium – Der offizielle Guide zur CeBIT 2006 für Business Intelligence und Enterprise Information Integration. München.
• Lohr, J./ Deppe, A. (2001): Der CMS-Guide – Content Mangement-Systeme: Erfolgsfaktoren, Geschäftsmodelle, Produktübersicht. Braunschweig: Vieweg Verlag.
• Maier, R. (2004): Knowledge Management Systems. Information and Communication Technologies for Knowledge Management. Berlin: Springer Verlag.
• Scherer, E. (2003): Software-Auswahl perfekt organisieren. In: SMM dossier KMU-Management, Nr. 39, S. 30-32.
• Treutlein, P./ Sontow, K. (2004): Internet-gestützte Software-Auswahl - Der IT-Matchmaker. In: Luczak, H./ Stich, V. (Hrsg.), Betriebsorganisation im Unternehmen der Zukunft. Berlin: Spinger Verlag, S. 245-265.