Enterprise Content Management

Eigenschaften Methode/Tool
WM-Kernaktivitätenerzeugen, speichern, verteilen, anwenden
TOM-ModellTechnik, Organisation
Intellektuelles KapitalStrukturkapital
WM-GestaltungsfelderOrganisation, IT
AnsprechpartnerRonald Orth
KurzbeschreibungEnterprise Content Management (ECM) bezeichnet die systematische Aufbereitung von Informationen (Informationsmanagement) mittels inhaltsorientierter Systeme sowie Groupware und beschäftigt sich mit strukturierten (z.B. Rechnungen, Personalakten), schwachstrukturierten (z.B.: E-Mails, Artikel) oder unstrukturierten Informationen (Gesprächsnotizen), die auch als Dokumente oder Content bezeichnet werden. Daten und Dokumente werden dabei zu einer ganzheitlichen Sicht auf alle zusammengehörigen Informationen zusammengeführt. ESM umfasst die Anwendung von Tools zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.
Zugeordnet zur MethodeInformationsportal

Ziele

  • verstreutes Wissen sammeln und aktivieren ⇒ Entscheidungsprozesse verbessern
  • das effiziente und aktuelle Bereitstellen von unstrukturierten Informationen auf einer homogenen, universellen Plattform
  • Gewährleistung der internen und externen Nutzung über verschiedene Kanäle
  • gleichförmiges zur Verfügung stellen aller Anwendungen
  • Vermeidung von Daten -und Dokumentenredundanz
  • Zugriff einheitlich regeln; unabhängig von Quelle und Nutzung
  • Unterstützung von Standards sowie nahtlose Integration in Prozesse
  • Tools für Anwendungsfelder bereitstellen ⇒ Verschmelzung dieser isolierten IT-Systeme
  • Unterstützung aller relevanten Ausgabemedien
  • Möglichkeit des generischen Imports und der Einbindung von Fremddaten

⇒ durch die Verwaltung von Informationen, Wissen und Dokumenten Strukturierten und unstrukturierten Content entwickeln, erfassen, qualifizieren und publizieren, verteilen, suchen, finden und archivieren

Rahmenbedingungen

Die „fünf C“ des Enterprise Content Management
  • Content: Wissen (in Prozessen) nutzbar machen
  • Collaboration: Prozesse der Zusammenarbeit unterstützen ⇒ benötigten Informationen kontrolliert unabhängig von Zeit und Ort bereitstellen
  • Compliance: Einhaltung rechtlicher und regulativer Vorgaben durch die Prozesse begleitende Dokumentation, sichere Speicherung und Nachvollziehbarkeit der Transaktionen sicherstellen
  • Continuity: Technologien und Methoden, um Informationen sicher aufzubewahren, bei zentraler Verwaltung auch verteilt bereitzustellen, die Nachvollziehbarkeit der Transaktionen zu sichern, Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, sie intelligent mit Datenbanken und Suchmaschinen zu erschließen und in virtuellen elektronischen Akten zu präsentieren, Daten aus Anwendungen zu sichern und diese gezielt mit Daten und Dokumenten zu versorgen, und mit geeigneten Recovery-Werkzeugen auch im Katastrophenfall die Information wieder zur Verfügung zu stellen
  • Cost: Kostenersparnis durch die Zusammenführung von Informationen, Unterstützung der Zusammenarbeit und der Prozesse, Vereinfachung der Administration und des Betriebes von Systemen, Verbesserungen in Arbeitsweisen und -abläufen etc.

Vorgehensweise

Die fünf Aufgaben des ECM
  • Erfassung (Capture)
  • Verwaltung (Manage) (⇒ Dokumenten-Management-Systeme (DMS), Kooperationssysteme, RMS, Workflowmanagementsysteme (WMS))
  • Speicherung (Store) (⇒ Content-Management-Systeme (CMS), Datenbanken)
  • Ausgabe (Deliver)
  • langfristige Sicherung (Preserve)
mögliche Anwendungsfelder:
  • inhaltsorientierte Systeme
    • Document Management ⇒ DMS
    • Content Management ⇒ CMS & Portalsysteme
    • Records Management
    • Lean Management
  • Groupware
    • Workflow Management ⇒ WMS
    • Collaboration Management ⇒ Kooperationssysteme

Weiterführende Informationen

Ähnliche Methoden / Varianten / Synergieeffekte

  • Content-Management-Systeme (CMS)
  • Dokumenten-Management-Systeme (DMS)
  • Intranet
  • Organizational Memory
  • Datenbanken
  • (Enterprise) Social Software
  • Groupware
  • Informationsportal
  • Kommunikationsförderung
  • Selbsterklärende Ordnerstruktur
  • Suchmaschinen
  • Workflowmanagementsysteme
  • Koop, H. J.; Jäckel, K.K. & van Offern, A. L. (2013). Erfolgsfaktor Content Management: Vom Web Content bis zum Knowledge Management. Springer-Verlag.
  • Eggert, S. (2007). Enterprise Content Management. Berlin, Deutschland: GITO Verlag.
  • Kampffmeyer, U. (2014) Was ist ECM Enterprise Content Management? URL: www.softselect.de/_uploads/pdf/ECM-Enterprise-Content-Management.pdf (zuletzt aufgerufen: 01.04.2020).