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Debriefings
Eigenschaften Methode/Tool | |
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WM-Kernaktivitäten | erzeugen, speichern, verteilen |
TOM-Modell | Mensch, Organisation |
Intellektuelles Kapital | Strukturkapital, Humankapital |
WM-Gestaltungsfelder | Führung, Unternehmenskultur, Personal |
Ansprechpartner | Stefan Voigt |
Kurzbeschreibung | Debriefings oder Erfahrungssicherungsworkshops dienen der Reflektion von Projekten (o.ä.), um aus Fehlern zu lernen und gute Praktiken für Folgeprojekte nutzbar zu machen. |
Ziele
Vorteile/Chancen
- Ableiten von Erfahrungen aus Projektergebnissen und -verläufen
- Sammeln und Analysieren vergangener Leistungen
- Erhöhung der Transparenz von Projekten und ihrer Erfolgs- und Scheiternsbedingungen
- kollektiver Zugriff auf individuell gemachte Erfahrungen
- Unterstützung der Lernfähigkeit des Projektteams bzw. der Organisation
- Nutzbarmachung von generiertem Wissen bzw. gesammelter Erfahrungen für zukünftige Projekte
- Vorbeugung von Wiederholungsfehlern
- Steigerung der Leistungsfähigkeit und Qualität eines Teams
- Identifizierung und Ausschöpfung von Verbesserungspotenzialen
Nachteile/Risiken
- zeitlicher Aufwand
- Integrierung der Mitarbeiter in bereits andere Projekte
- Ausbleiben des Lerneffektes bei fehlender Nachbearbeitung der Maßnahmen
Rahmenbedingungen
- zeitnahe Identifikation und Analyse von Projekterfahrungen zum Projektabschluss
- kurze Workshops zum Projektende (je nach Projektgröße) möglichst außerhalb des Unternehmens halten
- Workshop-Design an Projektgegebenheiten anpassen
- Einladung aller am Projekt Beteiligten
- einheitliches und einfaches Schema, sowie möglichst informeller Charakter
- Feiern des Lernerfolges
- detaillierte Sammlung von Fehlern und Erfolgen des Projektes
- gemeinsame Ausarbeitung von Maßnahmen zum Transfer von Good Practice und zur Fehlervermeidung
- Dokumentation der gesammelten Erfahrungen und Sicherstellung des Maßnahmen- Controllings
- (Projekt-) externer Moderator
Vorgehensweise
1. Vorbereitung
- Benennung eines Workshop-Moderators
- Erhebung der Projektrahmendaten
- ggf. Interview mit dem Projektleiter
- Anpassung des Workshop-Designs an Projektgegebenheiten, z.B. Erstellen einer Agenda
- Publizierung der Workshop-Agenda
- Vorbereitung der Moderationsmaterialien
2. Debriefing-Einstieg
- Eröffnung
- Klären der Erwartungen
- Formulieren der Zielsetzung
- Erklären der Methodik
3. Projektrückblick
- Vergegenwärtigung und Dokumentation des Projektverlaufes
- Analyse von Hochs und Tiefs des Projektes, z.B. anhand einer Stimmungskurve
- gegenseitige Mitteilung der Sicht auf das Projekt wie auch die Gründe für Motivation und Demotivation
4. Sammeln und Bewerten von Erfahrungen
- Zusammentragen positiver und negativer Projekterfahrungen durch alle Projektbeteiligten
- Gemeinsame Kategorisierung der Erfahrungen mit anschließender Priorisierung
- Je nach Teilnehmerzahl und Projektvoraussetzung bietet es sich an, die Projektteilnehmer in zwei Gruppen zu teilen und je eine Gruppe mit positiven oder negativen Erfahrungen zu beschäftigen.
5. Erarbeitung von Handlungsoptionen
- Auf der Basis der gesammelten Erfahrungen werden negative und positive Erkenntnisse reflektiert und aus ihnen mögliche Vorgehensweisen zur Verbesserung oder Beibehaltung in einem Brainstorming entwickelt.
6. Formulieren eines Maßnahmenkatalogs
- erarbeitete Handlungsoptionen werden innerhalb der Projektgruppe auf Umsetzbarkeit geprüft und zu Maßnahmen formuliert
- Erstellung eines konkreten Maßnahmenplans (Was?, Wer?, Wann?)
7. Debriefing-Abschluss
- Abschließend wird der Workshop hinsichtlich Zufriedenheit und Erfolg in den Kategorien „persönliche Zufriedenheit mit dem Workshop“ und „Erfolg des Debriefings“ eingeschätzt.
8. Nachbereitung des Workshops
Dokumentation des Workshops:
- Management Summary: Kurzdarstellung der wichtigsten Inhalte
- Projektkontext: Art des Projektes, Leistungskennzahlen, Projektplanung (Soll), Projektstand (IST), Projektziele
- Rollen im Projekt: Festhalten der Projektmitglieder und ihrer Rollen im Projekt, um Ansprechpartner für Detailfragen identifizieren zu können
- Maßnahmenplanung: Wer macht was bis wann?
Controlling der beschlossenen Aktionen, Zentrale Ablage
- Klärung der weiteren Verwendung: z.B. Input für Management Review, Nutzung der Dokumentation während der Initiierungsphase neuer Projekte, Regelmäßige Verdichtung der erhobenen Erfahrungen zu Best Practices und Verankerung in der Organisation, usw.
Beispiel: Checklisten/Vorlagen
Praxisbeispiele
Weiterführende Informationen
Synonyme / Ähnliche Methoden / Synergieeffekte
- Post Mortem Review (Synonym)
- Post Project Appraisal
- After Action Review (Synonym)
- Manöverkritik (Synonym)
Literatur / Links
- Schnauffer, H.-G.; Stieler-Lorenz, B.; Peters, S. (2004): Wissen vernetzen. Berlin: Springer Verlag.
- Kerth, N.L. (2003): Post Mortem – IT- Projekte erfolgreich auswerten. Bonn: mitp- Verlag.