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methoden:debriefings:start [2021/06/18 15:15] – [Debriefings] Maria Kretschmermethoden:debriefings:start [2021/06/18 15:29] – [Synonyme / Ähnliche Methoden / Synergieeffekte] Maria Kretschmer
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 ===== Ziele ===== ===== Ziele =====
- +  * Reflektieren und Ableiten von Erfahrungen aus Projektergebnissen und -verläufen
-**Vorteile/Chancen** +
- +
-  * Ableiten von Erfahrungen aus Projektergebnissen und -verläufen+
   * Sammeln und Analysieren vergangener Leistungen   * Sammeln und Analysieren vergangener Leistungen
   * Erhöhung der Transparenz von Projekten und ihrer Erfolgs- und Scheiternsbedingungen   * Erhöhung der Transparenz von Projekten und ihrer Erfolgs- und Scheiternsbedingungen
 +  * unmittelbar aus Erfolgen und Fehlschlägen lernen
   * kollektiver Zugriff auf individuell gemachte Erfahrungen   * kollektiver Zugriff auf individuell gemachte Erfahrungen
   * Unterstützung der Lernfähigkeit des Projektteams bzw. der Organisation   * Unterstützung der Lernfähigkeit des Projektteams bzw. der Organisation
-  * Nutzbarmachung von generiertem Wissen bzw. gesammelter Erfahrungen für zukünftige Projekte+  * Nutzbarmachung von generiertem Wissen bzw. gesammelter Erfahrungen für zukünftige Projekte; Gelerntes nutzbringend einsetzen
   * Vorbeugung von Wiederholungsfehlern   * Vorbeugung von Wiederholungsfehlern
-  * Steigerung der Leistungsfähigkeit und Qualität eines Teams+  * Steigerung der Leistungsfähigkeit und Qualität eines Teams; Optimierung der Zusammenarbeit
   * Identifizierung und Ausschöpfung von Verbesserungspotenzialen   * Identifizierung und Ausschöpfung von Verbesserungspotenzialen
 +  * Ausbau der organisationalen, kollektiven, handlungsorientierten Wissensbasis/gem. Verständnis
 +  * rasche Erfolge der Methode mit niedriger Einstiegsschwelle, bei geringem Zeitaufwand
  
-**Nachteile/Risiken** 
  
-  * zeitlicher Aufwand 
-  * Integrierung der Mitarbeiter in bereits andere Projekte 
-  * Ausbleiben des Lerneffektes bei fehlender Nachbearbeitung der Maßnahmen 
  
 ===== Rahmenbedingungen ===== ===== Rahmenbedingungen =====
 +  * bestenfalls direkt im Anschluss an das/die/den evaluierende Projekt, Aufgabe oder Arbeitsschritt, sonst bleibt Lerneffekt aus
   * zeitnahe Identifikation und Analyse von Projekterfahrungen zum Projektabschluss   * zeitnahe Identifikation und Analyse von Projekterfahrungen zum Projektabschluss
   * kurze Workshops zum Projektende (je nach Projektgröße) möglichst außerhalb des Unternehmens halten   * kurze Workshops zum Projektende (je nach Projektgröße) möglichst außerhalb des Unternehmens halten
   * Workshop-Design an Projektgegebenheiten anpassen   * Workshop-Design an Projektgegebenheiten anpassen
-  * Einladung aller am Projekt Beteiligten+  * Einladung aller am Projekt Beteiligten; insbesondere Schlüsselpersonen 
   * einheitliches und einfaches Schema, sowie möglichst informeller Charakter   * einheitliches und einfaches Schema, sowie möglichst informeller Charakter
   * Feiern des Lernerfolges   * Feiern des Lernerfolges
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   * Dokumentation der gesammelten Erfahrungen und Sicherstellung des Maßnahmen- Controllings   * Dokumentation der gesammelten Erfahrungen und Sicherstellung des Maßnahmen- Controllings
   * (Projekt-) externer Moderator   * (Projekt-) externer Moderator
 +  * Mitarbeiter in bereits andere Projekte integrieren
 +  * Atmosphäre der Offenheit und Ehrlichkeit und der gegenseitiger Wertschätzung
 +  * Lernbereitschaft aller Beteiligten
 +  * Außerkraftsetzen von Dienstalter und Hierarchie
 +  * keine Kritik, keine Leistungsüberprüfung
 +  * regelmäßige Anwendung, in den Arbeitsalltag integriert
 +  * trotz geringem Zeitaufwand, dennoch genügend Zeitressourcen zu Verfügung (mind. 30 min)
 +  * [[methoden:gespraechstechniken:start|Gesprächstechniken]] & Feedbacktechniken anwenden
 +  * bei heiklen Themen ggf. externe Begleitung
 +  * Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten des Moderators
 +  * Kompetenz des Zusammenfassens beim Dokumentator
 +
  
 ===== Vorgehensweise ===== ===== Vorgehensweise =====
 1. Vorbereitung 1. Vorbereitung
- 
   * Benennung eines Workshop-Moderators   * Benennung eines Workshop-Moderators
   * Erhebung der Projektrahmendaten   * Erhebung der Projektrahmendaten
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 2. Debriefing-Einstieg 2. Debriefing-Einstieg
- 
   * Eröffnung   * Eröffnung
   * Klären der Erwartungen   * Klären der Erwartungen
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 3. Projektrückblick 3. Projektrückblick
- 
   * Vergegenwärtigung und Dokumentation des Projektverlaufes   * Vergegenwärtigung und Dokumentation des Projektverlaufes
   * Analyse von Hochs und Tiefs des Projektes, z.B. anhand einer Stimmungskurve   * Analyse von Hochs und Tiefs des Projektes, z.B. anhand einer Stimmungskurve
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 4. Sammeln und Bewerten von Erfahrungen 4. Sammeln und Bewerten von Erfahrungen
- 
   * Zusammentragen positiver und negativer Projekterfahrungen durch alle Projektbeteiligten   * Zusammentragen positiver und negativer Projekterfahrungen durch alle Projektbeteiligten
   * Gemeinsame Kategorisierung der Erfahrungen mit anschließender Priorisierung   * Gemeinsame Kategorisierung der Erfahrungen mit anschließender Priorisierung
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 5. Erarbeitung von Handlungsoptionen 5. Erarbeitung von Handlungsoptionen
- 
   * Auf der Basis der gesammelten Erfahrungen werden negative und positive Erkenntnisse reflektiert und aus ihnen mögliche Vorgehensweisen zur Verbesserung oder Beibehaltung in einem Brainstorming entwickelt.   * Auf der Basis der gesammelten Erfahrungen werden negative und positive Erkenntnisse reflektiert und aus ihnen mögliche Vorgehensweisen zur Verbesserung oder Beibehaltung in einem Brainstorming entwickelt.
- 
  
 6. Formulieren eines Maßnahmenkatalogs 6. Formulieren eines Maßnahmenkatalogs
- 
   * erarbeitete Handlungsoptionen werden innerhalb der Projektgruppe auf Umsetzbarkeit geprüft und zu Maßnahmen formuliert   * erarbeitete Handlungsoptionen werden innerhalb der Projektgruppe auf Umsetzbarkeit geprüft und zu Maßnahmen formuliert
   * Erstellung eines konkreten Maßnahmenplans (Was?, Wer?, Wann?)   * Erstellung eines konkreten Maßnahmenplans (Was?, Wer?, Wann?)
  
 7. Debriefing-Abschluss 7. Debriefing-Abschluss
- 
   * Abschließend wird der Workshop hinsichtlich Zufriedenheit und Erfolg in den Kategorien „persönliche Zufriedenheit mit dem Workshop“ und „Erfolg des Debriefings“ eingeschätzt.   * Abschließend wird der Workshop hinsichtlich Zufriedenheit und Erfolg in den Kategorien „persönliche Zufriedenheit mit dem Workshop“ und „Erfolg des Debriefings“ eingeschätzt.
  
 8. Nachbereitung des Workshops 8. Nachbereitung des Workshops
 +  * Dokumentation des Workshops:
 +    * Management Summary: Kurzdarstellung der wichtigsten Inhalte
 +    * Projektkontext: Art des Projektes, Leistungskennzahlen, Projektplanung (Soll), Projektstand (IST), Projektziele
 +    * Rollen im Projekt: Festhalten der Projektmitglieder und ihrer Rollen im Projekt, um Ansprechpartner für Detailfragen identifizieren zu können
 +    * Maßnahmenplanung: Wer macht was bis wann?
  
-Dokumentation des Workshops: +  * Controlling der beschlossenen Aktionen, Zentrale Ablage 
- +    * Klärung der weiteren Verwendung: z.B. Input für Management Review, Nutzung der Dokumentation während der Initiierungsphase neuer Projekte, Regelmäßige Verdichtung der erhobenen Erfahrungen zu Best Practices und Verankerung in der Organisation, usw.
-  * Management Summary: Kurzdarstellung der wichtigsten Inhalte +
-  * Projektkontext: Art des Projektes, Leistungskennzahlen, Projektplanung (Soll), Projektstand (IST), Projektziele +
-  * Rollen im Projekt: Festhalten der Projektmitglieder und ihrer Rollen im Projekt, um Ansprechpartner für Detailfragen identifizieren zu können +
-  * Maßnahmenplanung: Wer macht was bis wann? +
- +
-Controlling der beschlossenen Aktionen, Zentrale Ablage +
- +
-  * Klärung der weiteren Verwendung: z.B. Input für Management Review, Nutzung der Dokumentation während der Initiierungsphase neuer Projekte, Regelmäßige Verdichtung der erhobenen Erfahrungen zu Best Practices und Verankerung in der Organisation, usw.+
  
 **Beispiel: Checklisten/Vorlagen** **Beispiel: Checklisten/Vorlagen**
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 {{:methoden:debriefings:debriefing1.jpeg?400|}} {{:methoden:debriefings:debriefing1.jpeg?400|}}
 {{:methoden:debriefings:debriefing2.jpeg?400|}} {{:methoden:debriefings:debriefing2.jpeg?400|}}
 +
 +===== Alternative Vorgehensweise =====
 +**1. Planung**
 +  * als letzte Aktivität im Projektplan oder unmittelbar vor Meilensteinen
 +  * Infos zu Ziel und Ablauf an Teilnehmende
 +**2. Durchführung**
 +  * Moderator und Dokumentator festlegen
 +//**2.1 Was hätte passieren sollen? (Erwartungen)**//
 +  * Projekt- oder Aktivitätenplan (Ziele, erwartete Ergebnisse) zeigen
 +//**2.2 Was ist wirklich passiert? (Wahrnehmungen)**//
 +  * Zusammentragen, was tatsächlich passiert ist (Fakten; Lernpunkte und -probleme, nicht Schuldige!)
 +//**2.3 Warum gab es Abweichungen (Soll-Ist-Vergleich)**//
 +  * Gründe für Abweichungen diskutieren, Identifikation von Erfolgs- bzw. Misserfolgsfaktoren
 +//**2.4 Was können wir daraus lernen? (Veränderungen)**//
 +  * Sammlung konkreter Veränderungsideen
 +**3. Maßnahmendefinition**
 +  * kurzen Maßnahmenplan aus Veränderungsideen erarbeiten
 +  * Maßnahmen sollten spezifisch definiert, direkt umsetzbar sein
 +  * Dokumentation
 +
  
 ===== Praxisbeispiele ===== ===== Praxisbeispiele =====
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   * {{ :fallstudien:cogneon.pdf |Projekt-Reviews bei der Cognen GmbH [PDF 452 KB]}}   * {{ :fallstudien:cogneon.pdf |Projekt-Reviews bei der Cognen GmbH [PDF 452 KB]}}
   * {{ :fallstudien:mm_software.pdf |Projektschluss mit System: Review Meetings bei der M&M Software GmbH [PDF 417 KB]}}   * {{ :fallstudien:mm_software.pdf |Projektschluss mit System: Review Meetings bei der M&M Software GmbH [PDF 417 KB]}}
 +  * Fail & Learn Session - "Versemmelt Frühstück" bei A1 Telekom Austria: [[https://www.youtube.com/watch?v=nJqmlMw_R_o&t=1377s]] 
  
 ===== Weiterführende Informationen ===== ===== Weiterführende Informationen =====
  
 ==== Synonyme / Ähnliche Methoden / Synergieeffekte ==== ==== Synonyme / Ähnliche Methoden / Synergieeffekte ====
-  * [[methoden:erfahrungsgeschichten:start|Lessons Learned]] +  * 2-5-1 Storytelling 
-  * Post Mortem Review (Synonym) +  * Ad-hoc Manöverkritiksitzung 
-  * Post Project Appraisal +  * Kaskadierende Manöverkritiksitzung 
-  * After Action Review (Synonym) +  * Lessons Learned 
-  * Manöverkritik (Synonym) + 
-  * [[methoden:best_practice:start|Best Practice Konzept]]+  * Benchmarking 
 +  * Best Practice 
 +  * Feedbacktechniken 
 +  * Gesprächstechniken 
 +  * Methoden zur Wissensbewahrung ausscheidender Mitarbeiter  
 +  * Mikroartikel 
 +  * Qualitätszirkel 
 +  * Storytelling  
 +  * Teamarbeit 
 +  * Wissensanwendungskarten 
  
 ==== Literatur / Links ==== ==== Literatur / Links ====
   * Schnauffer, H.-G.; Stieler-Lorenz, B.; Peters, S. (2004): Wissen vernetzen. Berlin: Springer Verlag.   * Schnauffer, H.-G.; Stieler-Lorenz, B.; Peters, S. (2004): Wissen vernetzen. Berlin: Springer Verlag.
   * Kerth, N.L. (2003): Post Mortem – IT- Projekte erfolgreich auswerten. Bonn: mitp- Verlag.   * Kerth, N.L. (2003): Post Mortem – IT- Projekte erfolgreich auswerten. Bonn: mitp- Verlag.
 +  * Mittelmann, A. (2019). Wissensmanagement wird digital. Norderstedt: Books on Demand.
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 methods.process      : erzeugen, speichern, verteilen methods.process      : erzeugen, speichern, verteilen