Um den erfolgreichen Einsatz der Wissenslandkarte zu gewährleisten, sollte die erstellte Karte folgenden Ansprüchen genügen:
Partizipativ: Interaktive Gestaltung und Einbindung möglichst vieler Mitarbeiter.
Synergetisch: Alle Experten tragen mit ihrem Fachwissen zur Erstellung bei und schaffen damit ein logisches und zusammenhängendes Bild.
Simpel: Die Karte kann mit einem Blick erfasst werden.
Informativ: Die Karte aggregiert viele beachtenswerte Daten, die zur Problemlösung beitragen.
Identifikation wissensintensiver Bereiche und Abläufe: Zur Erstellung einer Wissenslandkarte ist es zunächst nötig, die jeweiligen Probleme, Prozesse oder Themenbereiche aufzudecken, die durch den Einsatz der Wissenslandkarte gelöst bzw. verbessert werden sollen. In dieser Phase erfolgt in der Regel die Analyse der Wertschöpfungsschritte, zentraler Prozesse oder Interviews mit Schlüsselpersonen. Beispielsweise könnte der Prozess Projektmanagement Gegenstand der Untersuchung sein.
Ermittlung der Wissensträger: Aus dem vorhergehenden Schritt müssen die relevanten Wissensdomänen und -quellen benannt werden, für die ermittelt wird, wo und wie welche Expertise und Erfahrungen eingesetzt werden müssen, um das Problem zu lösen oder den Prozess zu optimieren. Beispielsweise spielt das Kundenwissen während der Akquisition eine größere Rolle als das konkrete Fachwissen, während sich diese Wertung im Zuge der Durchführung umkehrt.
Benennung der Wissensträger: Die identifizierten Wissensträger und -domänen müssen in einer Art und Weise dargestellt werden, die für die gesamte Organisation verständlich ist. Mittels Zuordnung zu den untersuchten Bereichen oder Prozessen wird die Nachvollziehbarkeit gewährleistet. Im Beispiel könnten alle Wissensträger in die Kategorien Akquise, Planung, Controlling, Dokumentation und IT-Unterstützung eingeordnet werden.
Visualisierung: Die Wissensträger und -domänen oder Kategorien werden graphisch dargestellt und anschließend über eine passende Schnittstelle in den Arbeitsablauf der Mitarbeiter integriert. In diesem Schritt erfolgen somit das eigentliche Design der Wissenslandkarte und deren Implementation. Je nach Zielsetzung wird eine adäquate Visualisierungstechnik gewählt, z.B.
Entscheidungsbäume, Flussdiagramme oder Matrizen.
Aktualisierung: Die Inhalte der Wissenslandkarte müssen kontinuierlich erneuert werden, um den Nutzen dieses Instruments aufrecht zu erhalten. Dies kann entweder durch die Ersteller der Wissenslandkarte oder die in dem Tool repräsentierten Wissensträger selbst geschehen.