Schnittstellenworkshops

Eigenschaften Methode/Tool
WM-Kernaktivitäten	erzeugen, verteilen
TOM-Modell	Organisation
Intellektuelles Kapital	Humankapital
WM-Gestaltungsfelder	Organisation
Ansprechpartner	Ronald Orth
Kurzbeschreibung	Schnittstellenworkshops dienen der Erarbeitung von Verbesserungsvorschlägen der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit (Teamarbeit) und sorgen für Transparenz und Verständnis.

Ziele

Stärken und Schwächen im internen Miteinander aufzeigen
Ursachen möglicher Defizite erkennen
Lösungswege gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitern erarbeiten, konkrete Maßnahmen vereinbaren
spürbare Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit
Servicegruppen (IT, Controlling) verstärkt als interne Dienstleister positionieren
Regeln und eine gemeinsame Sprache festlegen
Verständnis für Prozesse erhöhen
gemeinsam vereinbarter Maßnahmenkatalog für den Umgang mit Informationen und Wissen an der jeweiligen Schnittstelle

Rahmenbedingungen

Intensive Einbettung aller betroffenen Führungskräfte und Mitarbeiter in den Verbesserungsprozess
Voraussetzung für die Methode ist ein Bedarf hinsichtlich der Optimierung bestehender Schnittstellen
maximale Teilnehmerzahl am Workshop: 16 Mitarbeiter (acht pro Schnittstelle)
Es wird ein Moderator benötigt, der den Workshop leitet.

Vorgehensweise

Vorlauf (optional): Um einen Schnittstellenworkshop durchführen zu können, bedarf es an Informationen zu Stärken und Schwächen im internen Dienstleistungsverhalten, die durch verschiedene Methoden (z.B. eine Befragung) aufgezeigt werden können. Die Ergebnisse der Analyse (Dienstleisterprofile) dienen als Grundlage für den Workshop zwischen den Bereichen. Wer hier nicht über die ausreichenden Ressourcen verfügt, kann den Workshop auch direkt durchführen. Dann sollten aber zu Beginn die einzelnen Aufgabenbereiche der teilnehmenden Mitarbeiter und ihre Probleme an der Schnittstelle klar definiert werden.

Vorbereitung: In zwei bis dreistündigen Workshops werden zwei Bereiche / Abteilungen (Schnittstellen) einander gegenüber gestellt. Auf Metaplanwänden bearbeitet jede Gruppe für sich die unten stehenden Leitfragen. Die Ergebnisse werden einander vorgestellt und miteinander diskutiert.

Durchführung: Zu Beginn wird der Ist- und Soll-Zustand an den Bereichsschnittstellen ermittelt. Dabei wird die Dienstleisterqualität der einzelnen Bereiche diskutiert und mit Hilfe von Moderationskarten an einer Pinwand festgehalten. Die Beteiligten ermitteln zunächst aus Sicht des internen Kunden die Stärken in dem anderen Bereich (Lieferant). Anschließend werden die Defizite des anderen Bereiches beschrieben. Um Lösungen für die vorhandenen Probleme zu finden, müssen erst die Ursachen benannt werden. Nur mit Hilfe dieses Wissens kann gemeinsam nach Lösungsansätzen und konkreten Maßnahmen gesucht werden, die die Schnittstellenarbeit optimieren und dauerhaft stärken können (z.B. gemeinsame Strategieworkshops, verbesserte Kommunikation).

Leitfragen im Workshop (Beispiel Schnittstelle Entwicklung – Vertrieb):

Welche Stärken lassen sich identifizieren? (z.B. Termintreue, Erreichbarkeit)
Wo gibt es Defizite und Verbesserungspotenziale? (z.B. Vertrieb gibt nicht alle Informationen weiter)
Worin liegen die Ursachen? (z.B. keine klaren Ansprechpartner.
Welche Lösungsansätze / Maßnahmen sind bekannt? (z.B. Einbindung von Technikern in Akquisegespräche)

Praxisbeispiele

Weiterführende Informationen

Literatur / Links

Eppler, M.J./ Reinhardt, R. (2004): Wissenskommunikation in Organisationen. Methoden, Instrumente, Theorien. Berlin: Springer Verlag.

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