Enterprise Content Management

Eigenschaften Methode/Tool
WM-Kernaktivitäten	erzeugen, speichern, verteilen, anwenden
TOM-Modell	Technik, Organisation
Intellektuelles Kapital	Strukturkapital
WM-Gestaltungsfelder	Organisation, IT
Ansprechpartner	Ronald Orth
Kurzbeschreibung	Enterprise Content Management (ECM) bezeichnet die systematische Aufbereitung von Informationen (Informationsmanagement) mittels inhaltsorientierter Systeme sowie Groupware und beschäftigt sich mit strukturierten (z.B. Rechnungen, Personalakten), schwachstrukturierten (z.B.: E-Mails, Artikel) oder unstrukturierten Informationen (Gesprächsnotizen), die auch als Dokumente oder Content bezeichnet werden. Daten und Dokumente werden dabei zu einer ganzheitlichen Sicht auf alle zusammengehörigen Informationen zusammengeführt. ESM umfasst die Anwendung von Tools zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.
Zugeordnet zur Methode	Informationsportal

Ziele

verstreutes Wissen sammeln und aktivieren ⇒ Entscheidungsprozesse verbessern
das effiziente und aktuelle Bereitstellen von unstrukturierten Informationen auf einer homogenen, universellen Plattform
Gewährleistung der internen und externen Nutzung über verschiedene Kanäle
gleichförmiges zur Verfügung stellen aller Anwendungen
Vermeidung von Daten -und Dokumentenredundanz
Zugriff einheitlich regeln; unabhängig von Quelle und Nutzung
Unterstützung von Standards sowie nahtlose Integration in Prozesse
Tools für Anwendungsfelder bereitstellen ⇒ Verschmelzung dieser isolierten IT-Systeme
Unterstützung aller relevanten Ausgabemedien
Möglichkeit des generischen Imports und der Einbindung von Fremddaten

⇒ durch die Verwaltung von Informationen, Wissen und Dokumenten Strukturierten und unstrukturierten Content entwickeln, erfassen, qualifizieren und publizieren, verteilen, suchen, finden und archivieren

Rahmenbedingungen

Die „fünf C“ des Enterprise Content Management

Content: Wissen (in Prozessen) nutzbar machen
Collaboration: Prozesse der Zusammenarbeit unterstützen ⇒ benötigten Informationen kontrolliert unabhängig von Zeit und Ort bereitstellen
Compliance: Einhaltung rechtlicher und regulativer Vorgaben durch die Prozesse begleitende Dokumentation, sichere Speicherung und Nachvollziehbarkeit der Transaktionen sicherstellen
Continuity: Technologien und Methoden, um Informationen sicher aufzubewahren, bei zentraler Verwaltung auch verteilt bereitzustellen, die Nachvollziehbarkeit der Transaktionen zu sichern, Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, sie intelligent mit Datenbanken und Suchmaschinen zu erschließen und in virtuellen elektronischen Akten zu präsentieren, Daten aus Anwendungen zu sichern und diese gezielt mit Daten und Dokumenten zu versorgen, und mit geeigneten Recovery-Werkzeugen auch im Katastrophenfall die Information wieder zur Verfügung zu stellen
Cost: Kostenersparnis durch die Zusammenführung von Informationen, Unterstützung der Zusammenarbeit und der Prozesse, Vereinfachung der Administration und des Betriebes von Systemen, Verbesserungen in Arbeitsweisen und -abläufen etc.

Vorgehensweise

Die fünf Aufgaben des ECM

Erfassung (Capture)
Verwaltung (Manage) (⇒ Dokumenten-Management-Systeme (DMS), Kooperationssysteme, RMS, Workflowmanagementsysteme (WMS))
Speicherung (Store) (⇒ Content-Management-Systeme (CMS), Datenbanken)
Ausgabe (Deliver)
langfristige Sicherung (Preserve)

mögliche Anwendungsfelder:

inhaltsorientierte Systeme
- Document Management ⇒ DMS
- Content Management ⇒ CMS & Portalsysteme
- Records Management
- Lean Management
Groupware
- Workflow Management ⇒ WMS
- Collaboration Management ⇒ Kooperationssysteme

Weiterführende Informationen

Literatur / Links

Koop, H. J.; Jäckel, K.K. & van Offern, A. L. (2013). Erfolgsfaktor Content Management: Vom Web Content bis zum Knowledge Management. Springer-Verlag.
Eggert, S. (2007). Enterprise Content Management. Berlin, Deutschland: GITO Verlag.
Kampffmeyer, U. (2014) Was ist ECM Enterprise Content Management? URL: www.softselect.de/_uploads/pdf/ECM-Enterprise-Content-Management.pdf (zuletzt aufgerufen: 01.04.2020).

Inhaltsverzeichnis