Informationsportal

Eigenschaften Methode/Tool
WM-Kernaktivitätenspeichern, verteilen
TOM-ModellTechnik
Intellektuelles KapitalStrukturkapital
WM-GestaltungsfelderIT
AnsprechpartnerStefan Voigt
KurzbeschreibungEin Informationsportal stellt Informationen aus unterschiedlichsten Quellen in einer einheitlichen Benutzeroberfläche zur Verfügung.

Ziele

Vorteile/Chancen

  • Digitalisierung von Dokumenten und Informationen
  • geordnete Dokumentenverwaltung
  • Erleichterung des Finden von Wissen/Dokumenten
  • Vereinfachung der internen Kommunikation
  • Verkürzung der Distributionszeit von Informationen
  • Interaktion mit wenig Zeitverzögerung

Nachteile/Risiken

  • Gefahr des Verlustes der Verwendbarkeit von Dokumenten aufgrund technologischer Fortschritte
  • Informationsflut
  • Abgrenzung relevanter von irrelevanten Daten
  • Gefahr der Mehrfachablage von Informationen/Dokumenten
  • Vermittlung implizierten Wissen ist rechnergestützt nur bedingt möglich
  • Reduzierung der sozialen Fähigkeiten auf ein Mindestmaß der natürlichen Kommunikation

Rahmenbedingungen

Nach nationalen und internationalen Normen müssen „digitale geschäftsrelevante Informationen genau so lange wie die entsprechenden Geschäftsakten veränderungssicher und jederzeit zugreifbar vorgehalten“ werden (ISIS Medien, 2006). Seit die Durchführung von WM durch IT-Systeme unterstützt wird, hat sich eine Lösungsweg entwickelt, der häufig unter Enterprise Content Management (ECM) vertrieben wird.

Enterprise Content Management erfasst Technologien zu Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen.

Vorgehensweise

Ein Enterprise Content Management System beinhaltet dann folgende Möglichkeiten zur Bearbeitung eines Dokumentes:

1. Erfassung

2. Ablage/ Archivierung

  • auf Grundlage der technisch/funktionalen sowie regulatorischen Anforderungen, z.B. gesetzliche Bestimmungen bzgl. Aufbewahrungsfrist von kfm. Dokumenten
  • Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten durch Archivierung in einem Standard-Format. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfiehlt:
  1. Listenpunkt TIFF oder JPEG als Formate für Bilder und Bildrepräsentationen von Dokumenten, wobei das originäre Aussehen der Datei verloren geht, z.B. Farbinformationen
  2. Verwaltungselemente wie Ordnungsstrukturen, Zugriffsschutz und Löschfristen sind innerhalb der Content-Verwaltung definiert

3. Wiederfinden/ Recherche

Nach Treutlein / Sontow lassen sich IT-Systeme für Wissensmanagement in 3 Phasen einführen:

Checkliste

  • Imaging herkömmlicher Dokumente
  • Kategorisierung mit Schlagwörtern und/oder Volltextindizierung
  • Umfassende Suche nach Schlagworten und Volltext
  • Versionisierung: Bereitstellung aller unterschiedlichen Versionen eines Dokuments
  • Check-In/Check-Out-Mechanismus: Sperrung von Dokumenten bei Bearbeitung durch eine Person
  • Integration mit anderen IT-Systemen zur direkten Übernahme von Dokumenten und Transaktionsbelegen
  • Automatische Archivierung des E-Mail-Verkehrs
  • Revisionssichere, lange Aufbewahrung

Praxisbeispiele

Weiterführende Informationen

Synonyme / Ähnliche Methoden / Synergieeffekte

  • Intranet
  • Enterprise Content Management
  • Organizational Memory
  • Dokumenten- Management- System(DMS)/ Content- Management- System (CMS)
  • ISIS Medien (2006): BI & EII Kompendium – Der offizielle Guide zur CeBIT 2006 für Business Intelligence und Enterprise Information Integration. München.
  • Lohr, J./ Deppe, A. (2001): Der CMS-Guide – Content Mangement-Systeme: Erfolgsfaktoren, Geschäftsmodelle, Produktübersicht. Braunschweig: Vieweg Verlag.
  • Maier, R. (2004): Knowledge Management Systems. Information and Communication Technologies for Knowledge Management. Berlin: Springer Verlag.
  • Scherer, E. (2003): Software-Auswahl perfekt organisieren. In: SMM dossier KMU-Management, Nr. 39, S. 30-32.
  • Treutlein, P./ Sontow, K. (2004): Internet-gestützte Software-Auswahl - Der IT-Matchmaker. In: Luczak, H./ Stich, V. (Hrsg.), Betriebsorganisation im Unternehmen der Zukunft. Berlin: Spinger Verlag, S. 245-265.

ProWis wurde als Projekt im Rahmen der Initiative: FIT für den Wissenswettbewerb vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) gefördert und vom Projektträger im DLR betreut. Das Projekt ist inzwischen abgeschlossen, die Ergebnisse bleiben als Ergebnistransfer online. Impressum