Dokumentvorlagen

Eigenschaften Methode/Tool
WM-Kernaktivitätenspeichern, anwenden
TOM-ModellOrganisation
Intellektuelles KapitalStrukturkapital
WM-GestaltungsfelderIT
AnsprechpartnerRonald Orth
KurzbeschreibungDokumentvorlagen sind ein Instrument zur Unterstützung der Standardisierung von Prozessabläufen und dienen der strukturierten Speicherung von Wissen und Informationen.

Ziele

  • Zeitersparnis (vor allem bei wiederkehrenden Aufgaben)
  • Qualitätssicherung durch einheitliche Datenerfassung
  • Gewährleistung von Mindeststandards bei häufig wiederkehrenden Aufgaben (Vollständigkeit, Detailstufe)
  • Gewährleistung der Einhaltung und Präsentation der Corporate Identity

Rahmenbedingungen

Die Erstellung von Dokumentvorlagen ist geeignet für elektronische Dokumente, die häufig wieder verwendet, jedoch mit unterschiedlichen Inhalten versehen werden, wie z.B. Präsentationen, Briefe, Berichtsvorlagen, Kalkulationen.

Die Methode setzt lediglich voraus, dass die technische Infrastruktur allen Nutzern per Computer Zugriff auf zentral gespeicherte Dokumentvorlagen ermöglicht.

Vorgehensweise

Auswahl der Vorlage: Bei der Auswahl des Dokumententyps muss zuvor erwogen werden, ob die Erstellung einer Vorlage tatsächlich einen Effizienzgewinn verspricht oder nicht etwa im schlimmsten Fall den Prozess verlangsamt, weil die zu erfassenden Inhalte stark voneinander divergieren.

Festlegung der Inhalte: In Hinblick auf die zukünftige Verwendung des Dokuments werden Inhalte bestimmt, die bei jeder Vervollständigung erfasst werden müssen. So können dies für einen Brief beispielsweise die Elemente Adressfenster, Betreffzeile, Grußformel, Datum, Kontaktdaten des Absenders, Firmenlogo und Formatierung im Corporate Design sein.

Variabilität der Inhalte: Im zweiten Schritt muss darüber befunden werden, welche Inhalte für Änderungen durch den Benutzer zugänglich sein sollen und bis zu welchem Ausmaß. Auf das Beispiel der Briefvorlage bezogen, könnte ein frei editierbares Adressfenster erstellt werden, während drei alternative Grußformeln zur Verfügung stehen und das Firmenlogo fixiert wird.

Detaillierungsgrad der Inhalte: Weiterhin stellt sich die Frage nach der Untergliederung der vorgegebenen Struktur. Es muss ein praktikables Maß für die Genauigkeit der Vorlage sowie eine nachvollziehbare Reihenfolge ermittelt werden. Ist die Detaillierung für einfachere Vorlagen wie Briefe oder Personalfragebögen noch vergleichsweise einfach zu ermitteln, gestaltet sich dies für Kalkulationsvorlagen bereits schwieriger.

Konzeption der Dokumentvorlagen: Typ, Art, Größe und Farbe der Schrift sowie Anordnung/ Reihenfolge der zentralen Elemente werden in der Vorlagen erarbeitet.

Speicherung und Verteilung: Nach Überprüfung der Vorlage im konkreten Anwendungsfall wird die Datei, für alle betroffenen Nutzer zugänglich (Intranet oder Dokumentenserver) abgelegt. Zuletzt muss die Aufforderung zur Verwendung der Vorlage kommuniziert werden.

Praxisbeispiele

Weiterführende Informationen

Synonyme / Ähnliche Methoden / Synergieeffekte

Internetseiten zum Erstellen von Dokumentvorlagen:


ProWis wurde als Projekt im Rahmen der Initiative: FIT für den Wissenswettbewerb vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) gefördert und vom Projektträger im DLR betreut. Das Projekt ist inzwischen abgeschlossen, die Ergebnisse bleiben als Ergebnistransfer online. Impressum